Planear es trazar un plan a seguir para lograr un objetivo. El Plan nos debe llevar paso a paso en el camino a transitar durante la ejecución de algo, es el programar las acciones que vamos a realizar y cómo vamos a hacerlas, a fin de cuentas es un conjunto de ideas.
Llevar a cabo un torneo deportivo implica realizar una planeación de las actividades para que todo se lleve a cabo adecuadamente y así participar de forma satisfactoria en un marco de respeto y justicia.
Quienes pretenden organizar un torneo deportivo pueden llevar a cabo estos pasos:
- Determinar la actividad sobre la cual versará el torneo. Esto normalmente es pensar en el juego o deporte en el cual queremos fomentar la competición, lo mismo puede ser desde canicas hasta un campenoato mundial.
- Elaborar una convocatoria. A la par de esta se debe contemplar algunos elementos que están contenidos en ella como: Objetivo del torneo, participantes a los que se les dirige la convocatoria, requisitos que deben cubrir los participantes, lugar y forma en donde se realicen las inscripciones y junta previa, ramas y categorías de participación, reglamento de competencia y reglamento de juego, cuerpo de jueces o árbitros que sancionarán la competencia, lugar donde se llevarán a cabo los juegos, premiación.
- Publicación de la Convocatoria. Una vez aparecida ésta los organizadores llevan a cabo una promoción del torneo para tener un número adecuado de participantes, dependiendo del número de ellos se establecerá el sistema de competencia.
- Realización de Inscripciones. Durante el tiempo de publicación de la convocatoria se pueden realizar las inscripciones de los participantes, en algunas actividades se estila que se terminan o cierran en la junta previa. Es importante que los organizadores cuenten con los formatos necesarios que faliciten la organización, como las cédulas de inscripción para formalizar la participación de los competidores.
- Junta Previa. Es el momento en que los participantes, que acudieron al llamado de la convocatoria, se reúnen con los organizadores para consolidar algunos puntos que se establecen en la convocatoria, por ejemplo: determinar el número de participantes, establecer el sistema de competencia, señalar el rol o calendario de juegos, entre otras situaciones que dependen de las características del torneo, campeonato o competencia.
- Ejecución del torneo. Todo lo planeado debe llevarse a la práctica, es la parte fundamental y razón de ser del torneo, es el momento en que los participantes compiten unos con otros.
- Dependiendo del tiempo en que se realiza el torneo pueden efectuarse juntas técnicas para ir conociendo los pormenores e incidencias que se presenten en los encuentros realizados. Hasta en un torneo "relámpago" se necesita destinar un momento para esto.
- Premiación. Esta debe contemplarse antes de la realización del torneo, ya que muchas de las veces es el motivo por el cual se inscribirán o no los participantes, siendo indispensable cumplir con lo ofrecido para no perder credibilidad y así continuar con la realización del torneo en otro momento.
Convocatoria. Debemos hablar de ella en particular porque desde ahí se determina cómo se pretende realizar el torneo. Ésta debe ser clara, precisa y concisa.
Se conforma de cuatro partes básicas:
- Encabezado. Se forma con la designación de la competencia, los nombres de los organismos o personas patrocinan.
- Invitación o excitativa. Incluye al convocante (el que invita), los convocados (quienes participan) y el objeto de la convocatoria.
- Cuerpo. Es el contenido de la convocatoria, donde se especifican diversos puntos, entre los que podemos mencionar: Lugares, fechas y horarios, ramas y categorías, Inscripciones, requisitos de participación, pruebas, sistema de compettencia, uniformes, gastos, junta previa, jurado de honor, reglamento, premiación, protestas, conclusiones, puntos transitorios, etc. todo depende de las características de la actividad.
- Pie.Contiene la fecha y las firmas del comité organizador que avalan la realización de la competencia.
